Ein Assistent der Geschäftsführung arbeitet direkt mit dem Top-Management eines Unternehmens oder einer Organisation zusammen, um allgemeine administrative Anforderungen und standardmäßige Hilfsaufgaben zu erfüllen.
Was ist ein Exekutivsekretär?
Executive Secretary spielen eine wichtige Rolle in der Struktur eines Unternehmens, indem sie leitenden Angestellten Büro- und Kommunikationsunterstützung bieten. Die direkte Zusammenarbeit mit diesen Führungskräften erfordert Diskretion und Organisation, da Sie sich stark auf die Fähigkeit Ihres Assistenten verlassen, die meisten Kommunikationen mit Kunden, Partnern und Untergebenen zu bewältigen.
Was macht eine Verwaltungssekretärin?
Ein Tag in der Rolle eines Assistenten der Geschäftsleitung umfasst normalerweise eine Vielzahl von Aufgaben, wie z. Ihre Aufgaben können umfassen,
sind aber nicht beschränkt auf:
Führen Sie administrative Aufgaben wie das Schreiben von E-Mails, das Erstellen von Notizen und das Verfassen von Mitteilungen durch
Umfassende Aufzeichnungen und genaue Berichterstellung
Vollständige Gehaltsabrechnung und andere Buchhaltungsanforderungen
Besprechungsplanung mit Planung und Benachrichtigungsversand
Anrufe zeitnah und sinnvoll entgegennehmen
Das Gesicht des Unternehmens für jeden zu sein, der das Büro betritt
Konzentrieren Sie sich auf die Organisation und verwalten Sie Zeitpläne, Termine und Reisedetails
Was sehen Arbeitgeber in Sekretärinnen?
Arbeitgeber neigen dazu, nach Kandidaten zu suchen, die die hohe Arbeitsbelastung einer Vielzahl von Jobs und Projekten bewältigen können. Wenn Sie eine natürliche Fähigkeit zum Multitasking und zur Priorisierung von Aufgaben haben, ist die Rolle eines Assistenten möglicherweise das Richtige für Sie. Hier sind einige der Fähigkeiten, nach denen Arbeitgeber in dieser Rolle suchen können.
1. Fähigkeit, Zeit zu verwalten und Fristen einzuhalten
Sie sind verantwortlich für die Verwaltung Ihrer Zeit und der Zeit des Managements. Dazu gehören Besprechungsbuchungen, Termine und Reisearrangements. So können sich Führungskräfte auf ihre Aufgaben konzentrieren und die Arbeitsabläufe reibungslos ablaufen lassen.
Neben dem Zeitmanagement des Managements ist Ihr eigenes Zeitmanagement ebenso wichtig für Ihren Erfolg. Das Unternehmen ist von Ihnen abhängig, daher ist es gut, wenn Sie pünktlich zur Arbeit kommen und den Überblick über den Abschluss von Projekten innerhalb der Fristen behalten, wenn Sie sich in Ihrer Rolle weiterentwickeln möchten.
2. Mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
Zu den täglichen Aufgaben gehören oft das Schreiben von E-Mails und Berichten, das Telefonieren und Networking. Daher müssen Assistenten der Geschäftsführung über starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Die Verwendung eines klaren und einheitlichen Tons trägt dazu bei, berufliche und leitende Beziehungen aufrechtzuerhalten.
3. Starke Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten
In dieser Rolle sind Sie für die Aufzeichnung großer Informationsmengen verantwortlich, und Organisation ist eine wichtige Fähigkeit, die für die Position erforderlich ist. Zu den administrativen und organisatorischen Aufgaben gehören das Ablegen, Sortieren von E-Mails, das Sortieren von Post und das Sortieren von Telefonanrufen. Für Führungskräfte ist es wichtig, ein Organisationssystem für Zeitpläne, Termine, Berichte und Budgets zu haben.
4. Problemlösung und Proaktivität
Einer der Gründe, warum Unternehmen Executive Assistants einsetzen, ist, die Zeit der Executive PA Academy zu entlasten, Aufgaben zu priorisieren und Verantwortlichkeiten zu delegieren. Um dies effektiv tun zu können, müssen Sie eigenständig Entscheidungen treffen. Dies erfordert Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten und ein hohes Maß an strategischem Denken. Sie müssen auch in der Lage sein, Projekte aktiv zu evaluieren, mögliche Ergebnisse grob vorherzusagen und Zwischenlösungen zu planen.
5. Zwischenmenschliche Fähigkeiten
In dieser Rolle kommen Sie mit Menschen unterschiedlicher Persönlichkeiten außerhalb und innerhalb des Unternehmens in Kontakt, wobei Geduld und Freundlichkeit wichtig sind. Assistenten der Geschäftsleitung sind oft die erste Verteidigungslinie gegen unzufriedene Kunden und interne Mitarbeiter, daher müssen sie in der Lage sein, die Situation zu entschärfen, bevor sie das Management einschalten. Sie können am Arbeitsplatz den Ton angeben, indem Sie sowohl das Managementteam als auch das Unternehmen repräsentieren.
Wie wird man Sekretärin?
Wenn Sie erwägen, eine Position als Executive Assistant zu übernehmen, ist es wichtig, die Branche zu berücksichtigen, in der Sie arbeiten werden. Ein Abitur oder GED kann eine ausreichende Qualifikation für Einstiegspositionen in einigen Unternehmens-, Gesundheits-, Technologie- und Rechtsbranchen sein, aber oft können zusätzliche Kurse in branchenspezifischer Terminologie erforderlich sein.
Abitur oder GED
Einstiegspositionen in diesem Bereich erfordern in der Regel mindestens ein Abitur oder GED. Dies, zusammen mit Erfahrung mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, kann Sie auf Erfolgskurs bringen. Einige Sekretärinnen haben einen Associate- oder Bachelor-Abschluss, was einige Arbeitgeber erwarten können. Dies ist jedoch normalerweise keine Voraussetzung, und jahrelange Berufserfahrung kann die Bildungsanforderungen oft ersetzen.
Trainingskurs
Wenn Sie überlegen, ob Sie eine Ausbildung machen oder nicht, ist es wichtig, sich über die Branche, in der Sie arbeiten möchten, und deren Anforderungen zu informieren. Neben den rechtlichen und technischen Bereichen gibt es im Gesundheitswesen meist branchenspezifische Anforderungen, die durch Erfahrung oder Ausbildung erfüllt werden können. Computerkenntnisse einschließlich Textverarbeitung und Dateneingabe sind in allen Branchen wichtig. Auch neu eingestellte Assistenten der Geschäftsleitung erhalten in den ersten Wochen oder Monaten ein Training-on-the-Job.
Berufserfahrung in einem verwandten Beruf
Sie können als Bürosekretär, Sekretärin oder Verwaltungsassistent beginnen und zu Sekretariatspositionen aufsteigen. Diese Rollen bieten die Kernarbeitserfahrung, die erforderlich ist, um in eine Sekretariatsposition zu wechseln. Dieser Job hängt von zwischenmenschlichen und organisatorischen Fähigkeiten ab, die im Laufe der Zeit durch einschlägige Berufserfahrung entwickelt werden müssen.
